Objeto de la solución
La Solución para la Gestión de Fondo Documental S-Doc pretende optimizar el sistema de Archivo en la empresa y de forma ordenada e inmediata disponer de Base Documental tanto de elementos electrónicos, ficheros, archivos, fotografías, mail, etc., como de documentos físicos que hayan sido previamente digitalizados. Eliminar los costes de ocupación del archivo físico es una de las preocupaciones del entorno empresarial actual que mediante un Sistema de Gestión de Fondo Documental pueden optar por desplazarlo a otros lugares de almacenamiento físico, o subcontratar con empresas dedicadas a la conservación y custodia de archivos documentales.
Pretende por otra parte la localización inmediata de cualquier tipo de documento dentro del ámbito de la empresa y el acceso al mismo por el usuario además de eliminar el coste tanto ecológico como económico que la reproducción en papel mediante copias de documentos provoca. Actuará como sistema de ordenación y localización inmediata de los mismos, con independencia al lugar de almacenamiento de la Red de Area Local o de la Intranet que se encuentren.
FAQ Previo
¿Tengo que instalar un Servidor y poner en marcha S-Doc en mis equipos?
No. S-Doc opera mediante protocolo Web y está alojado en los Servidores Centrales de Sensei. Usted solo ha de conectarse desde cualquier equipo de su Red conectado y sin ningún tipo de Instalación en sus sistemas ni preocuparse de ningún tipo de mantenimiento o actualizaciones de las aplicaciones
¿Mis Datos están entonces alojados en sus máquinas y fuera de mi empresa?
No. S-Doc solo gestiona “caminos”. Es decir, conoce el lugar donde usted guardó un documento, pero no conoce el documento. El archivo no ha salido, ni saldrá de su propia red o unidad de almacenamiento. Por eso es extremadamente seguro comparado con cualquier otra solución que obligue a “subir” su documento a un Archivo externo mediante Internet.
¿Cuando solicite un Documento como me lo entregará S-Doc?
S-Doc no le entregará el documento. Le entregará el “camino” donde se encuentra el documento. Con un click usted visualizara el propio documento desde su propia red o desde su equipo. También podrá elegir que le entregue el documento mediante correo electrónico. En este caso S-Doc enviara de inmediato un correo al buzón del usuario con el camino de almacenamiento y datos del documento almacenado y  desde el que podrá visualizar el documento, sin que este en ningún momento salga a Internet ni fuera de su propia red.
¿Tengo que posicionar todos los documentos que quiero gestionar mediante el Fondo Documental en solo una unidad de Almacenamiento y organizarlos previamente?
No. Mientras que otras soluciones le obligan a almacenar en un determinado sistema de servicio todos los documentos, S-Doc le permite que cualquier unidad de almacenamiento lógica de su Red de Area Local o Intranet, y siempre que sea visible (mapeada) en su Red, pueda albergar documentos. De este modo pretende que no sea obligatorio organizar previamente el caos documental que existe en la mayoría de las empresas, donde muchos equipos y unidades lógicas almacenan información que seria necesario compartir. Solo con que el usuario ponga “el camino” a disposición corporativa, los documentos serán visibles sin necesidad de alterar su practica de almacenamiento habitual.
¿Entonces todos los usuarios de mi red tendrán acceso a todos los documentos?
No. Solo a aquellos que se encuentren almacenados en una unidad accesible para todos los usuarios. Si usted quiere organizar el fondo documental de sus archivos personales que están ubicados en su propio equipo y no comparte su Disco Duro en la red, solo a usted le será mostrado el documento. Aunque otros usuarios conocieran el camino, no podrían acceder a su información no compartida. Este hecho permite gestionar varios fondos documentales dentro de una misma empresa compartiendo unidades lógicas de red entre solo algunos usuarios, entre todos, o no compartiéndolas. El hecho de que unos u otros usuarios accedan a determinada información solo dependerá de que tengan acceso a esa unidad lógica de red. No obstante el sistema mantiene unos criterios de permisos y accesos
¿Y si quiero tener un solo fondo documental en un solo lugar y ser accesible por todos?
En ese caso deberá alojar todos los documentos en esa unidad lógica de Red, y ser visible a todos los usuarios como la misma unidad de red. Para todos ellos esa unidad será “F” por ejemplo y todos accederán a buscar un documento en el “mismo camino”, por lo que podrá ser localizado. Este medio no impide que usted tenga varios ordenadores con varios discos como sistema de archivo, ya que el único requerimiento para ser visibles todos por todos los usuarios es que las unidades lógicas estén nombradas igual,  con lo que podrá tener múltiples unidades compartidas (F,G,H,I,J,K, etc.) y disponer de muchos equipos alojando el Fondo Documental y siempre accesible por los usuarios.
¿Y si tengo tres sedes en distintas ciudades y quiero que todas ellas compartan todos los Fondos?
Solo tendrá que disponer de VPN y que todos los anillos de red sean visibles. En ese caso la unidad F puede ser el Disco Duro del equipo “A” situado en Madrid. La unidad G, sería el Disco Duro del equipo “B” alojado en Barcelona, y todos los usuarios accederían a los documentos sin necesidad de moverlos desde cada oficina o sede.
¿Podría conectar entonces tres escaneres a tres equipos distintos en tres lugares distintos?
Sí. Sólo ha de hacer visibles sus unidades de disco en cada caso al resto de la red y asignarlas como la misma unidad (F o G o H, etc.) a todos los usuarios.
¿Solo un usuario ha de gestionar la Entrada de Datos y las Altas al Fondo Documental?
No. Con este sistema múltiples usuarios pueden estar introduciendo “caminos” y S-Doc se ocupará del resto.
¿Cuánto tiempo tardará S-Doc en mostrarme un documento?
Será inmediato, porque el documento o archivo esta en su propia red y lugar origen y no viaja. Dependerá solo de la velocidad de su propia red, o del ancho de banda que mantenga entre sus distintas sedes.
¿Qué ocurre si dejo de usar S-Doc?
Nada. Sus documentos no se movieron nunca de su lugar origen. Usted dejará de tener la capacidad de “encontrarlos” inmediatamente o localizarlos por distintos sistemas de búsquedas y permanecen tan ordenados o desordenados como estuvieran. S-Doc le entregará un listado de “caminos” que indica donde se encuentran sus documentos. Este informe cumplirá las funciones de “copia de seguridad” de sus “caminos” ya que sus ficheros siempre estuvieron en sus propias maquinas y usted debe seguir gestionando su habitual sistema de copias de seguridad de los mismos.
Sistema de Trabajo
1.-Usted recibe por correo postal 100 cartas. Estas contendrán distinta información y deberán ser remitidas a distintas personas, y alguna de ellas a más de una persona de su organización.
El primer paso seria digitalizar esos documentos. Mediante un sistema Scaner conectado a un equipo con una unidad lógica de almacenamiento visible en la red, los documentos serán escaneados y almacenados. A partir de ese momento, los documentos físicos pueden ser archivados o enviados a una compañía de Custodia de Documentos externa.
Seguidamente usted abrirá S-Doc y hará el alta en el sistema de esos documentos. Cada documento podrá ser “enviado” a una Lista de Distribución previamente creada. Podrá crear tantas Listas de Distribución como necesite, por ejemplo: Administración, Contabilidad, Servicio Técnico, Ventas, Compras, etc. Cada Lista estará compuesta por los usuarios que usted haya definido. Con solo indicar que ese documento debe ser entregado a la Lista de Distribución de Ventas, cuando los usuarios entren al sistema encontraran ese documento en su Buzón. Usted también podrá restringir Listas y enviar solo a algunos usuarios de alguna Lista de Distribución o incluso a un solo usuario del sistema. Una vez el usuario abre su Buzón, podrá ver el documento, comentarlo e incluso “trasladarlo” a otro usuario para su revisión o a otra lista.
Cada Buzón contendrá siempre por tanto, aquello que tenemos pendiente de despachar. Una vez finalizado el proceso de “despacho” o “visualización” la tarea desaparece de nuestro Buzón y el documento queda archivado en el Histórico del Sistema para ser localizado en cualquier momento.
2.-Usted recibe varios correos electrónicos que necesita archivar fuera de su propio programa de correo y compartir y trasladar a otros departamentos.
Guardará ese correo en el formato de su programa de correo y en cualquier unidad de disco lógica de la Red que sea visible (mapeada) a toda la red y realizará el “alta” en S-Doc enviando a la Lista de Distribución o usuarios que considere. Lo recibirán en su Buzón y comenzara a gestionarse el documento. Usted podrá deshacerse de sus archivos de correo electrónico seguro de que aquellos que deben quedar corporativamente archivados están fuera de su sistema y gestionados en los medios corporativos de la empresa.
3.- Usted desea archivar corporativamente fotografías, documentos de texto, hojas de calculo, etc.
El procedimiento es idéntico para cualquier tipo de fichero. El sistema no necesitara “convertir” ningún formato ya que todos serán entregados en su formato original de archivo con acceso al propio archivo o fichero desde los usuarios que lo reciban en su Buzón o desde el Histórico de S-Doc.
Configuración de su sistema de Red
Aunque usted podrá acceder a S-Doc desde cualquier ordenador que estuviera conectado a Internet, si lo hace desde fuera de su empresa, este solo le ofrecerá los “caminos” de archivo, pero no podrá visualizar el documento si no esta dentro de su propia Red Local o Intranet de su Area de Trabajo, ya que el Documento o Fichero no ha salido de sus propios equipos y entornos de Red privados, por lo que sería visible “el lugar donde se encuentra el fichero” (camino), pero no el propio fichero o documento.
Para que S-Doc opere de forma que extraiga los mejores recursos de utilización y de idoneidad usted deberá decidir previamente cómo quiere gestionar su Fondo Documental.
Formato una sola Sede con un solo Disco conteniendo el Fondo Documental
Usted deberá primero “mapear” esa unidad de disco asignándole una letra dentro de la red, por ejemplo “F”.
Los documentos y ficheros, tanto escaneados de documentos físicos, como archivos informáticos o lógicos en distintos formatos serán posicionados en esa Unidad de Red sin preocuparle el orden, carpetas, etc.
Todos los usuarios que accedan a S-Doc, capturarán esa unidad como unidad “F”.
Usted dará de “alta” esos documentos en S-Doc desde cualquier equipo de la red que tenga acceso a esa unidad como “F”.
Todos los usuarios podrán acceder y visualizar el Fondo Documental.
Formato una sola Sede con múltiples Discos y en distintos equipos conteniendo el Fondo Documental
Usted deberá primero “mapear” las distintas unidades de disco asignándoles una letra dentro de la red, por ejemplo “F, G, H, etc.”.
Los documentos y ficheros, tanto escaneados de documentos físicos, como archivos informáticos o lógicos en distintos formatos serán posicionados en esas Unidades de Red sin preocuparle el orden, carpetas, etc.
Todos los usuarios que accedan a S-Doc, capturarán esas unidades como unidad “F, G, H, etc”.
Usted dará de “alta” esos documentos en S-Doc desde cualquier equipo de la red que tenga acceso a esas unidades como “F,G,H, etc”.
Todos los usuarios podrán acceder al Fondo Documental.
Formato distintas Sedes con múltiples Discos y en distintos equipos conteniendo el Fondo Documental
Deberá tener sus Sedes interconectadas mediante Intranet VPN y dentro del mismo anillo de Red de forma que cada IP de cada equipo sea visible a todos con el mismo rango. (ej. 192.0.1.122, 192.0.1.123, etc).
Usted deberá “mapear” las distintas unidades de disco asignándoles una letra dentro de la red, por ejemplo “F, G, H, etc.” pudiendo estar cada unidad en una Sede distinta.
Los documentos y ficheros, tanto escaneados de documentos físicos, como archivos informáticos o lógicos en distintos formatos serán posicionados en esas Unidades de Red sin preocuparle el orden, carpetas, etc.
Todos los usuarios que accedan a S-Doc, capturarán esas unidades como unidad “F, G, H, etc” y desde cualquier Sede.
Usted dará de “alta” esos documentos en S-Doc desde cualquier equipo de la red y desde cualquier Sede que tenga acceso a esas unidades como “F,G,H, etc”.
Todos los usuarios de todas sus Sedes podrán acceder al Fondo Documental.
Formato Confidencial o Documentos Privados Personales.
Podrá combinar cualquiera de las opciones anteriores, con el mantenimiento de su fondo documental privado. Para ello solo tendrá que ocuparse de que su Unidad o Carpeta de Almacenamiento privada, no este compartida ni mapeada en la Red. De este modo, aunque cualquiera optara al “camino” de sus ficheros, el sistema no los localizaría y por tanto no los mostraría, salvo a usted, desde su propio equipo
Formato Confidencial o Documentos Privados Personales compartidos solo entre algunos usuarios.
Podrá combinar cualquiera de las opciones anteriores, con el mantenimiento de su fondo documental privado pero compartir este con algún usuario de la red y a su vez también usted acceder a información “cruzada” con algunos usuarios. Para ello solo tendrá que ocuparse de que su Unidad o Carpeta de Almacenamiento privada, este compartida y mapeada en la red solo con ese usuario o grupo de usuarios y capturada con el mismo nombre “Letra” entre esos usuarios. En este caso, y a modo de ejemplo, su compañero de Departamento albergaría una Carpeta en su equipo que conectaría a su maquina como “H” y usted conectaría a la suya también como “H”. Los documentos que se posicionaran en S-Doc en esa carpeta serian visibles solo para los usuarios que mapearan esa unidad como “H”. De este modo, aunque cualquiera optara al “camino” de sus ficheros, el sistema no los localizaría y por tanto no los mostraría, salvo a los usuarios que hubieran gestionado la comparición de esa unidad en su red con idéntica etiqueta.
Nota:
Le recomendamos que acuda a su Ingeniero de Sistemas para configurar la Red del modo que elija antes de comenzar a usar S-Doc.
Uso de la aplicación
Pestaña Usuarios:
Gestione el alta de todos los Usuarios. Asigne permisos y sus datos personales. Podrá incluir cada usuario hasta en tres Departamentos dentro de la empresa. Deberá crear los Departamentos previamente en la Tabla Departamentos para poder asignar usuarios. La dirección de correo que asigne en este registro será en el que cada usuario reciba la notificación para visualizar documentos cuando se elija la opción de visualizar por correo electrónico.
Pestaña Tipos de Documentos:
Asigne los Tipos de Documentos en la Tabla. Podrá usar “Tipo de Documento” en la asignación de documentos.
Pestaña Departamentos:
Podrá asignar distintos tipos de Entradas o Salidas de Documentos. El sistema permite gestionar tanto flujo de Entrada como flujo de Salida y Envios de Correspondencia para mantener el conveniente registro corporativo.
Pestaña Listas de Distribución:
Permite componer Listas a las que podrán ser enviados los Documentos. Una lista posee un Departamento propietario de la Lista y cada Lista estará compuesta por uno o más usuarios.
Botón Insertar Listas de Distribución
Pulse el botón Insertar y podrá crear nuevas Listas de Distribución.
Indique un código para la lista que puede ser alfanumérico, suministre un Nombre para la Lista y asigne el Departamento Propietario de la Lista.
Al marcar sobre Departamentos aparecerán automáticamente los Usuarios que pertenecen a ese Departamento. Si desea incluir o eliminar Usuarios de un Departamento hágalo desde la pestaña Usuarios, asignando nuevo Departamento al Usuario.
Podrá seleccionar Todos los Departamentos, solo uno o algunos y el cuadro Usuarios irá completándose. Una vez definidos qué Departamentos deben pertenecer a esa Lista de Distribución, haga click en y toda la lista de Usuarios predefinida será añadida a esa Lista de Distribución que esta creando. Si pulsa el botón incorporará solo el Usuario que este seleccionado, y no todo el grupo. Del mismo modo y con las flechas y podrá retirar uno o todos los usuarios previamente asignados. Asigne y des-asigne hasta componer cada Lista de Distribución como desee. Una vez completada, pulse y habrá creado su nueva Lista de Distribución. Repita el proceso hasta componer todas las Listas de Distribución que necesite.
Entrada de Documentos
Use esta opción para dar entrada al Sistema S-Doc de los documentos o ficheros que desea gestionar en su Fondo Documental. Asigne la Lista de Distribución que recibirá esta Entrada en su Buzón. Despliegue si desea Modificar la Lista de Distribución o los Usuarios que recibirán la Entrada pero solo para esta Entrada sin necesidad de alterar la Lista de Distribución guardada. Asigne Tipo de Documento, según Tabla previa y Departamento Propietario.
Los campos ORIGEN, REFERENCIA y NOTAS son campos Texto Memo por los que podrá realizar Búsquedas en otras opciones. Le recomendamos mantenga criterios unificados de modo que la localización posterior sea coherente.
Cuando en el registro “Añadir a la biblioteca” pulse “Seleccionar Archivo” el sistema desplegará la habitual pantalla de “selección” de su Sistema Operativo. Seleccione el Fichero que desea incorporar a su biblioteca de Documentos y S-Doc habrá registrado la localización.
Si lo que desea incorporar no es un fichero sino una Carpeta completa, marque la opción y seleccione el camino de la Carpeta.
Este procedimiento es extremadamente util para aquellos usuarios que operen con Expedientes, más que con documentos finales. En la Lógica de su sistema de organización de Fondo Documental, puede ser habitual que usted guarde todos los documentos referidos a un Expediente de un Cliente o de un Caso, dentro de una Carpeta. Si la unidad mínima de búsqueda para usted, es siempre un Expediente completo, no necesitará grabar una nueva Entrada cada vez que incorpore un documento a ese expediente. Cuando usted solicite el Expediente, el sistema S-Doc le llevará a él (Carpeta) mostrándola completa y solo una vez habrá tenido que incorporar esa Entrada a la biblioteca S-Doc.
Pulse y el camino de localización de ese documento ha sido incorporado a su biblioteca.
En la parte inferior de cuadro de diálogos de entrada aparecerán las lineas de almacenamiento que han sido incorporadas a la biblioteca en esta sesión, de modo que clickeando sobre ellas podrá editarlas o modificarlas o eliminarlas.
Si pulsa el botón “nuevo” los datos de Input serán blanqueados y podrá continuar añadiendo entradas. Si solo ha pulsado el sistema mantendrá los últimos datos introducidos como validos para continuar añadiendo documentos a la biblioteca de modo que sea más ágil la entrada y el aprovechamiento de inputs previos.
Buzón
Cuando acceda a Buzón el sistema mostrara todos aquellos registros que usted tenga pendientes de visualizar o despachar y que le han sido asignados en la Entrada en función de su pertenencia o no la Lista de Distribución asignada en la Entrada del Documento.
Si clickea sobre la ruta
el sistema le mostrará el documento. Si lo que prefiere es que el sistema le envíe un correo electrónico con los datos de la ruta, haga click sobre el icono situado a la derecha de la ruta.
La opción “enviar por correo electrónico” pretende distintas utilidades.
Si usted va a estar manejando un documento o un expediente o varios de ellos, será mas práctico que envíe esos datos de “camino” a su correo ya que los tendrá presentes sin que tenga que acceder continuamente a S-Doc. Podrá también crear un flujo de trabajo enviándose todos los documentos que usted quiere revisar hoy a su correo y luego gestionando esas tareas desde sus propios sistemas de agendas y organización habituales, reenviar ese correo a sus colaboradores con comentarios y accederán al documento sin necesidad de crear tráfico del fichero en su red o en internet, así como otras posibilidades que estamos seguros descubrirá en el habitual y diario circuito operativo de su entorno de trabajo.
Si pulsa click sobre el número de Documento en su Buzón le aparecerá la siguiente pantalla:
Además de visualizar el Documento, podrá modificar su Estado. Cuando cambia la Entrada a Estado Terminado, el registro desaparecerá de su Buzón, quedando archivado en el Histórico.
Usted podrá modificar a otro Estado y Reenviar este registro a otra Lista de Distribución o a otro Usuario añadiendo Notas. Entonces el Registro desaparecerá de su Buzón y se incorporará al Buzón del usuario o usuarios que haya elegido incorporando las Notas añadidas.
En cualquier caso S-Doc le mostrará siempre que acceda a un registro, el Estado que ese registro tiene en este momento para otros usuarios de modo que todo el circuito de usuarios estará informado de cual es el curso que siguen los documentos.
Histórico de Documentos
Le mostrará las Ultimas Entradas de Registros incorporados a la Biblioteca.
Recuerde que aunque todas estarán visibles, solo serán accesibles para la visualización del documento aquellas que cumplan la condición de configuración previa del sistema de unidades mapeadas indicado al principio de este manual.
Haciendo Click sobre la columna DOC, podrá acceder al Registro, comprobar Estados para otros Usuarios, reenviar a nuevas Listas de Distribución, etc. con idéntica operatoria a la descrita en el Apartado Buzón.
Mediante el botón accederá a un sistema de Búsqueda Avanzada donde por distintos parámetros podrá localizar cualquier documento.
Los campos ORIGEN, REFERENCIA Y NOTAS podrá usarlos con sistema de búsqueda inteligente de texto contenido.
Si usted escribe en Búsqueda Avanzada una palabra o cadena de caracteres en estos campos, el sistema localizará en su biblioteca aquellos registros que contengan esos caracteres en cualesquiera posición de la cadena en que se encuentren de modo que permita un sistema de localización ágil e inmediato.
Finales
Las Soluciones Sensei están sometidas a un continuo y permanente proceso de Actualización y Mejoras por lo que los contenidos de este Manual pueden no coincidir con la operatoria, contenidos o resultados de la aplicación descrita.
  es un Producto y Marca registrada de estando sujeto a Copyright, reservados los Derechos de Autor y sujeto a los derechos de Propiedad Intelectual. La copia, uso y reproducción no autorizada dará lugar al ejercicio de las acciones penales que en derecho considere exigibles el propietario de la Marca y de los Contenidos de la aplicación.
SOPORTE TECNICO
www.sensei.es
info.sdoc@sensei.es
Skype: soporte.sdoc
Atención al Cliente: 902 101459
© Sensei